1.1 Introducción a
la Administración.
El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y
rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en
pocos casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo
dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios de
siglo. La administración es el órgano social encargado de hacer que los
recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el
desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de
organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo,
la teoría de la administración se suele considerar un fenómeno relativamente
reciente que surge con la industrialización de Europa y Estados Unidos en el
siglo XXI.
Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas
esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las
organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para
conseguir determinados objetivos.
La administración posee características como universalidad,
especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio,
flexibilidad, entre otras que serán ampliadas en este contenido; Además poseen
elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de
recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras
disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas
de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades
que implican relaciones humanas y tiempo.
La administración de empresas posee cinco variables principales que constituyen
su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y estructura.
La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia
metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias
manufactureras y a las de servicio.
En fin, la administración consiste en darle forma, de manera consistente
y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas
que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente,
administradores etc.
Gerente
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a
las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la
eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos
apropiados.
· Los Gerentes actúan
mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes está sujeta
a la otra.
· Los gerentes actúan
mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas,
para bien o para mal.
Administradores
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos
también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en
dos grupos:
· Los operativos son
personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen
responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados.
· Los administradores
dirigen las actividades de otras gentes.
Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos,
materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y
efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que
las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.
Los administradores se clasifican en:
· Los administradores
de primera línea por lo general lo llamamos supervisores.
· Los de mandos medios
pueden ostentar títulos como de jefe de departamentos o de oficina, líder del
proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o gerente
divisional.
Los administradores por lo
común ostentan títulos de vicepresidente, presidente, canciller, director
administrativo, director general etc.
1.4 La Industria de
la Construcción.
La industria de la construcción cumple un importante rol en el
desarrollo de un país, tanto cultural como económico ya que, a través de la
construcción se satisface las necesidades de infraestructura de la mayoría de
las actividades económicas y sociales de una nación. Pese a ello, la industria
de la construcción es, probablemente, una de las industrias que presenta un
menor grado de desarrollo, frente a otras, tales como la informática o las telecomunicaciones.
En el caso especial de la construcción civil, se define como el área que
lleva a cabo la edificación de una infraestructura de uso pública o
privada, urbana o rural.
La industria de la construcción se puede dividir en dos grandes grupos:
diseño y ejecución. Dando lugar a un gran grupo de profesionales, tales
como arquitectos, ingenieros civiles, ingenieros en construcción y constructores civiles.
Derivando estos en muchos más, como es el caso de dibujantes técnicos, o técnicos de nivel superior o universitario en construcción. En un ejemplo
simple, como el caso de la construcción de una casa, el arquitecto diseña la
obra, el ingeniero civil calcula las medidas y efectuá la evaluación necesaria,
y el constructor civil la edifica, siendo este último quien lleva la mayor
parte del tiempo en terreno. En cualquier momento, si surge alguna dificultad,
los profesionales ya nombrados se reúnen para planificar y buscar las
soluciones más beneficiosas.
Características productivas de la industria de la construcción
Ø Curva de aprendizaje
limitada: La continua movilización del personal entre proyectos (y
diferentes trabajos, en muchos casos) de construcción cuya duración es
limitada, y la creación y la posterior disolución de organizaciones que
ejecutan estos proyectos (Empresas constructoras iniciales), producen un
aislamiento en la capacitación, siendo esta de forma muy escasa en el caso de
los países poco o subdesarrollados.
Ø Sensitividad al
clima: A diferencia de otras industrias, la construcción se ve afectada
por el clima y el entorno natural, un ejemplo de ello es la construcción en ambientes húmedos o costeros
donde los hongos y la erosión respectivamente; deterioran el aspecto y la
estructura de la obra.
La industria de la
construcción participa de forma importante en la economía global mediante la
creación de valores añadidos y de puestos de trabajo. Una pluralidad de
sectores inmediatos hace que la construcción sea una fuerza motriz que asegura
el bienestar en el contexto de la economía.
2. La Administración científica aplicada a la construcción.
2.1 Conceptos
aplicables.
La aplicación de los criterios más avanzados de la Administración
Científica a la industria de la construcción, como en otras ramas de la
economía, asume, sin lugar a dudas, la conjugación de importantes términos y
conceptos. Entre ellos: gestión, proyecto,
procesos, subprocesos, actividades, operaciones, puesto de trabajo, sistemas,
documentación, … entre muchos otros.
Dentro de las formas más conocidas de aplicar la ciencia de la
administración al proceso de la construcción se encuentra lo que se le llama en
inglés Project Management, que se ha
dado en llamar en español Dirección Integrada de Proyectos (DIP), por ser un
término que se ajusta bastante al mencionado término del inglés. Sin embargo,
en la DIP no se llegan a integrar todos los conceptos de la Administración como
ciencia y se debe precisamente, al modo de ver del autor, a que han sido
teorías desarrolladas por profesionales de la construcción y ramas muy afines
pero que no han logrado integrar precisamente a profesionales y científicos del
campo de la Ingeniería Industrial, lo que ha hecho que no se abarque todo el
alcance que pudiera tener y por tanto lograr resultados mucho más efectivos.
Comenzaremos considerando la construcción como un Proceso Constructivo,
y esto es precisamente lo que nos permitirá comprender mejor la forma en que
deseamos integrar la Ciencia de la Administración al Proceso Constructivo. Para
ello veamos la siguiente imagen:
Figura 1:1 La Administración Científica y el Proceso Constructivo.
Como se puede apreciar en la imagen anterior, se trata de enfocar la
correcta y máxima integración entre los principios y técnicas de la
Administración Científica al Proceso Constructivo, de esa manera se estaría
hablando de una Dirección Integrada del Proceso Constructivo. A partir de que
se trata sin dudas de un proceso, se le debe dar el tratamiento como tal, con
un enfoque de procesos y un carácter sistémico. La experiencia adquirida a
escala global del proceso constructivo es algo fenomenal e incuestionable, sin embargo,
es incuestionable el hecho de que al lograr incorporar todo, o la mayor parte
del contenido de la Administración, la gestión del proceso constructivo se
haría, mucho más efectiva y por tanto los resultados serían aún mejores.
2.2 Proyecto.
Definición y tipos de Proyectos.
Referido al término Proyecto, debemos decir que existen diferentes
definiciones generalmente aceptadas entre las que se encuentran:
1- Idea de una cosa que
se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto
de medios necesarios.
2- Memoria o escrito
donde se detalla el modo y conjunto de medios necesarios para llevar a cabo esa
idea; especialmente el que recoge el diseño de una obra de ingeniería o
arquitectura.
Y en la enciclopedia libre de Wikipedia se define de la siguiente
manera:
Un proyecto (del latín proiectus) es
una planificación que consiste en
un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La
razón de un proyecto es alcanzar las metas específicas dentro de los límites
que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente, y un lapso de
tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la
aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del
mismo. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un
emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a
lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la
visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés.
El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir
que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos
disponibles. La definición más tradicional «es un esfuerzo planificado,
temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que
agreguen valor o cause un cambio retroactivo. Esto en definición con la forma
más tradicional de trabajar, sobre la base de procesos, en la cual se opera en
forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez».
Dentro de estos conceptos muy bien explicados y abarcadores vamos a referirnos
en este caso a un Proyecto de Inversión que incluye dentro de sus procesos el
Proceso Constructivo, precisamente lo que queremos construir está basado en un
proyecto que deseamos materializar o llevar a efecto después de haber
transitado por varios procesos y subprocesos que anteceden al Proceso
Constructivo en ese proyecto de inversión. De una manera muy simple vamos a enunciar
los diferentes Procesos por los que, en el sentido más general, debe transitar
un Proyecto de Inversión.
1. Proceso de
Concepción, búsqueda de información y estudios preliminares.
2. Proceso de Diseño.
Etapa I. Diseño Conceptual.
3. Proceso de Macro y
Microlocalización del Proyecto.
4. Proceso de estudio de
factibilidad. Fase I. Estudio de pre-factibilidad de la inversión.
5. Proceso de Diseño.
Etapa II. Diseño de ingeniería básica.
6. Proceso de estudio de
factibilidad. Fase II. Ajustes al estudio de pre-factibilidad de la inversión.
7. Proceso de
construcción o Proceso Constructivo. (En la mayoría de los casos incluye el
Diseño de ingeniería de detalles).
8. Proceso de
Explotación del Proyecto.
Esos son en sentido general
los 8 procesos básicos que componen un Proyecto de Inversión. Dentro de cada
uno de esos procesos se encuentran gran cantidad de sub-procesos, actividades y
operaciones que, en su conjunto deben ser estudiadas, previstas, documentadas e
implementadas. Todo ello hace que estemos en presencia de complejos procesos
que deben ser gestionados de una manera efectiva, con la mayor eficiencia y
eficacia que ello amerita para poder obtener los mejores resultados. La propia
complejidad hace meritorio que se apliquen de forma adecuada e integrada todos
los principios y técnicas de la administración científica.
3. Modelo propuesto para la gestión integrada de un proyecto de construcción.
3.1 Modelo propuesto.
MODELO
PARA LA GESTIÓN DE UN PROYECTO
En el modelo anterior se han identificado los
diferentes procesos que formarán parte de un proyecto de inversión, en sentido
general siempre el proyecto deberá transitar por esos procesos, aunque, en
dependencia del país o región donde se vaya a implementar, podrán añadirse,
modificarse o suprimirse alguno o algunos de los descritos. Es muy importante
comprender que este modelo responde a la lógica general que deberá llevar el
proyecto, dentro de cada proceso debemos identificar claramente los sub procesos,
actividades, operaciones, puestos de trabajo,
sistemas, procedimientos, especificaciones, regulaciones, documentación general,
y todo lo que se considere necesario para no dejar nada a la improvisación.
Al observar el diagrama de todo el
proceso general de un proyecto de inversión se puede distinguir el proceso
constructivo como una parte de éste, sin embargo, el proceso constructivo es
precisamente el encargado de materializar o llevar a realidad el proyecto como
tal, es por ello que resulta de gran importancia su gestión efectiva desde
principio a fin, durante la construcción se puede lograr una alta eficiencia
para el proyecto si se gestiona de forma adecuada de manera que responda a un
meticuloso proceso de gestión integrada, o por el contrario, se pueden lamentar
grandes pérdidas de todo tipo, que, en ocasiones ni siquiera se conocen y por
tanto no se llegan a cuantificar y mucho menos a estudiar y analizar.
El proceso constructivo lleva implícito
una gran cantidad de subprocesos de los cuales solamente mencionaremos los más
importantes a modo de ilustrarlo:
-
Sub proceso de ejecución del proyecto
(actividades constructivas como tal)
-
Sub proceso de gestión de compras y
logística en general.
-
Sub proceso de gestión administrativa
de la ejecución.
-
Sub proceso de gestión del capital
humano para la construcción.
-
Sub proceso de gestión de permisos,
licencias y otras normas a cumplir.
-
Sub proceso de entrega de la obra y
puesta en marcha.
Esos 6 sub procesos son los que generalmente
tienen lugar durante el proceso de construcción del proyecto, como se puede
observar cada uno de ellos deberá tener muy bien definida toda su documentación
y alcance para su correcta gestión y dirección. En la práctica lamentablemente
no ocurre así, y la mayoría de esos sub procesos transcurren prácticamente de
forma espontánea sobre la base de la experiencia de quienes los lideran, y es
precisamente esa la causa principal de que no se logre una mayor efectividad,
pues aparecen un gran número de improvisaciones debido a la propia dinámica que
caracteriza a un proceso constructivo, las alternativas de solución no siempre
son las más adecuadas y en su mayoría adolecen de un enfoque integrador y
sostenible. A partir de un refrán muy útil que dice que …la peor de las tintas supera a la más brillante de las memorias… cabe
aplicarlo a este caso y dejar por sentado que lo que no se ha escrito y
especificado consecuentemente, será muy difícil que se vaya a llevar a la
práctica por todos de la manera correcta y efectiva, cada actor del proceso
pretenderá “aportar” lo que considere necesario, modificar la forma de hacer
las cosas y el resultado final no llega a ser el esperado.
¿Es la
documentación de un sistema de gestión un simple “papeleo” innecesario, o
realmente resulta útil?
La anterior interrogante resulta muy polémica en la
práctica, pues realmente existen muchos casos en los que, por desconocimiento
de los sistemas de gestión, se diseñan y establecen una gran cantidad de documentos
y papeles que al final nada aportan a la gestión como tal y más bien se
convierten en un conjunto de “trabas” que sin dudas frenan el normal
desenvolvimiento y feliz realización del proceso. En este tema referido a la
documentación del sistema de gestión que pretendemos diseñar e implementar se
aplica perfectamente la premisa de que …menos
es más…, premisa que aunque surgió en el campo de la decoración y el diseño
de interiorismo, es perfectamente aplicable a nuestro caso; redactar e
implementar mucha documentación no significa que aporte claridad al sistema,
por el contrario, la documentación deberá ser la mínima indispensable y
redactada con un lenguaje claro, preciso y de fácil comprensión para todos los
actores del proceso, si no cumple con esas condiciones, entonces no será de
mucha utilidad, y más bien, traerá problemas y rechazo por parte de quienes
deben utilizarlas y aplicarlas en el día a día.
¿Es el
sistema de gestión una herramienta importante para la alta dirección en la
construcción?
Si le hiciéramos esta pregunta a un grupo de
ejecutivos de primer nivel de diferentes empresas, desafortunadamente nos
sorprenderíamos con las respuestas de muchos de ellos, pero es que realmente
responden basados en su propia experiencia, la cual, en muchos casos es
totalmente negativa, los han abarrotado de papeles y carpetas con una buena
intención, pero el resultado ha sido verdaderamente adverso. Hay que comprender
que los altos ejecutivos de cualquier empresa tienen un gran respeto por dos
recursos fundamentales: el dinero y el
tiempo. Y ambos recursos guardan interrelaciones muy importantes, el gasto
de tiempo se traduce en dinero perdido y otras veces se dejan de
ingresar importantes sumas de dinero
por falta de tiempo, esto lo saben
muy bien los altos ejecutivos, por eso comprenden mejor las informaciones
cuando se traducen en estos dos recursos fundamentales. Si el sistema que le
hemos puesto en sus manos no permiten lograr mayor efectividad empresarial, que
se traduzca claramente en ahorro o incremento de dinero y de tiempo, entonces
el resultado para él no será nunca el esperado, en cambio, si el equipo que
diseñó el sistema, al hacer la presentación a los ejecutivos de primer nivel,
lo hacen de forma clara, precisa y explicando brevemente el efecto que traerá
el sistema en lenguaje de tiempo y dinero, sin dudas ya estará garantizado el
éxito del diseño. No es necesario entregar una gran cantidad de carpetas y
explicar montones de diagramas de flujos, tablas y otras herramientas, si no se
ha logrado trasmitir en pocas palabras el efecto que traerá la implementación
del sistema de gestión para la empresa en materia de tiempo y dinero.
¿Son
aplicables todos estos conceptos a las empresas constructoras?
Por supuesto que son perfectamente aplicables. Si
todos estos conceptos los aplicamos al proceso constructivo, podemos ver con
claridad que las empresas que su razón social o actividad principal es la
construcción, deberán contar con estos sistemas para que su gestión sea
realmente efectiva, la empresa constructora tiene tanta o más complejidad que
cualquier otro tipo de empresa en cualquier país o región, desde una pequeña
empresa contratista que se dedique a una actividad dentro del proceso
constructivo, hasta las más grandes empresas constructoras, todas tienen en
común un alto nivel de complejidad, por lo que la existencia de un sistema
integrado de gestión las harían, sin dudas mucho más eficientes, efectivas y
competitivas.
¿Cómo
logra saber si la forma en que está gestionando hoy su empresa es la correcta?
El indicador más importante para cualquier
empresa que realice una actividad lucrativa es la rentabilidad, y es posible
que usted esté muy satisfecho por los resultados que está obteniendo en su
empresa sobre la base de los números que le ilustran que tiene “buena”
rentabilidad. Sin embargo, ese es precisamente el mayor peligro, que cuando los
ejecutivos de empresas ven los números en positivo, se tornan auto conformes,
pero eso no quiere decir que estén obteniendo los beneficios que deberían
obtener, simplemente los números le dicen que el estado de cuentas es favorable
y que los números están en positivo, e incluso con altos rangos de beneficios.
Pero no le indican el grado de efectividad con que está operando su empresa, ni
tampoco le permite tener un enfoque proactivo para llegar a prevenir los
problemas que le pueden venir encima. Esto solamente es posible lograrlo
mediante el diseño e implementación de un sistema integrado de gestión
empresarial, que le sirva de “termómetro” en todo momento, que sea capaz de
detectar con tiempo suficiente las oportunidades de mejoras para la empresa, el
estudio constante de la competencia, la mezcla de mercado y todas las variables
empresariales que al gestionarlas colocan a su empresa en un liderazgo
incuestionable. Si usted se está dedicando a ver solamente los números de su
contabilidad, entonces debe saber que en cualquier momento le puede venir
encima una situación contraria e imprevista, usted simplemente está dirigiendo
por su experiencia (que puede ser poca o mucha) pero debe tener muy en cuenta
que cuando cambia un paradigma, todo el mundo vuelve a cero. Lo que muchos
llaman crisis en la actualidad, es realmente un cambio de paradigma para el que
muchos no están preparados.
¿Cómo
sabe que el dinero que gasta en un sistema de gestión para su empresa se podrá recuperar?
Esta es sin dudas una gran preocupación para los
empresarios, y en gran parte tienen razón, pues antes habíamos hecho mención a
los sistemas con exceso de papeles y documentos que en poco o nada ayudan a la
empresa a mejorar su efectividad y competitividad. La respuesta es que
primeramente usted como empresario no debe verlo como un gasto, sino como una
inversión, ya ese enfoque mismo le dice a usted cuál va a ser el fin del
sistema que pretende implementar, al ser una inversión quiere decir que tendrá
un costo pero que le traerá un ingreso superior a ese costo y por tanto le
traerá los esperados beneficios para su empresa. Si esto no es así, entonces
carecerá de todo sentido acometer un sistema, las empresas son creadas para
ganar dinero, por lo que todo sistema que se implemente debe servir para ese
fin, después de ganar dinero, entonces podrá revertirlo en la sociedad, y ese
es el sentido económico de cualquier empresa con fines de lucro. Pero lo más
importante es que debe saber en manos de quién está poniendo el diseño e
implementación del sistema, si es un equipo que se le diseña el sistema desde
sus oficinas, le ayuda a implementarlo y ya terminó, entonces lo más probable
es que no tenga todos los beneficios esperados.
¿Cómo
debe realizarse el diseño e implementación del sistema integrado de gestión
empresarial para su empresa?
Siempre hacemos la recomendación a empresarios,
ejecutivos de empresas y dueños de pequeños negocios que deseen emprender el
diseño e implementación de un sistema integrado de gestión para su empresa o
negocio que participe o decida una persona de su empresa para que participe en
todo el proceso, aunque sea a tiempo parcial, y por otra parte que se aseguren
de que el equipo al que encargan el sistema lo lleve a cabo con intervención,
es decir, que participen de forma activa en la vida de la empresa o el negocio
durante el tiempo de diseño e implementación, pues ese es el modo que asegura
la mayor objetividad de los análisis de causa-efecto, las propuestas de
soluciones, aplicación correcta de las herramientas y métodos, la documentación
a elaborar y en definitiva todo lo concerniente al sistema que se está
diseñando. En la mayoría de los casos esto no se realiza de esta forma, los
equipos de expertos realizan el trabajo desde sus oficinas, gabinetes, etc, y
solamente visitan la empresa en 2 ó 3 ocasiones para buscar o verificar algunas
informaciones que necesiten. La práctica ha demostrado que ese método no aporta
los criterios y datos necesarios para lograr una correcta efectividad en el
trabajo. El intercambio con los actores principales ofrece un nivel de
información valiosa, que generalmente permanece oculto en la Organización que
se está estudiando. Por otra parte, la propia observación de los expertos
constituye un método científico de incalculable valor. Convertir los datos de
su empresa en informaciones valiosas para el ápice estratégico será uno de los
objetivos primordiales entre las salidas del trabajo, y eso solamente se logra
por medio de un intercambio sostenido entre la academia (expertos) y los
actores principales (La empresa o negocio objeto de estudio).
4.1
Ejemplos prácticos de aplicación.
La incorporación de algunos ejemplos prácticos en
este artículo será lo que marcará la diferencia, pues en muchos casos al lector
le resulta poco práctico el artículo o libro que acaba de estudiar y es
precisamente porque carece de esos elementos prácticos que son capaces de
enlazar los criterios y conceptos teóricos con la realidad empresarial que se
vive en el día a día. Los trabajos académicos, en su gran mayoría utilizan un
lenguaje extremadamente técnico que no permite su comprensión por el público
objetivo quien, en definitiva, será el usuario final del material.
EJEMPLO DE APLICACIÓN # 1:
Sistema: Sistema
Integrado de Gestión Empresarial.
Proceso: Proceso
Constructivo.
Sub
proceso: Sub proceso de Gestión de Compras y logística general.
Actividades identificadas:
1- Estudio y
cálculo de los volúmenes y/o cantidades de productos o materiales a solicitar.
2- Realización
de Solicitud de Ofertas.
3- Envío de
las solicitudes a posibles proveedores.
4- Intercambio
y ajustes de la solicitud con los proveedores.
5- Recepción
y análisis de las ofertas.
6- Estudio y
toma de decisión para la compra.
7- Información
de la decisión a los proveedores.
8- Materialización
de la compra hasta la entrega final decidida.
9- Seguimiento
y retroalimentación.
Operaciones
por actividades:
1- Estudio y
cálculo de los volúmenes y/o cantidades de productos o materiales a solicitar.
o Estudio
de los planos, informes y otros documentos.
o Cálculo
de los volúmenes y/o cantidades.
o Organización
y presentación de la información elaborada.
o Entrega
de la información detallada para la siguiente actividad.
2- Realización
de Solicitud de Ofertas.
o Estudio
del modelo o especificación para su realización.
o Llenado
correcto del modelo.
o Intercambio
con el resto del equipo para su mejora y/o aprobación.
o Correcciones
necesarias (si procede).
3- Envío de
las solicitudes a posibles proveedores.
o Evaluación
y Selección de posibles proveedores.
o Envío a
proveedores en formato digital o impreso (según sea el caso).
o Confirmación
de recibido por parte de los proveedores.
4- Intercambio
y ajustes de la solicitud con los proveedores.
o Intercambio
con los proveedores sobre la solicitud enviada.
o Realización
de ajustes necesarios a la Solicitud (si procede).
o Reenvío
de la Solicitud a los proveedores (si procede).
5- Recepción
y análisis de las ofertas.
o Recepción
de las ofertas de los proveedores.
o Estudio y
análisis particular de cada uno de los ítems de las ofertas.
o Análisis
comparativo de los ítems de las diferentes ofertas.
o Realización
y presentación del informe sobre el análisis.
6- Estudio y
toma de decisión para la compra.
o Estudio y
análisis del informe por el equipo designado.
o Propuesta
de decisión fundamentada.
o Decisión
de la compra.
7- Información
de la decisión a los proveedores.
o Envío de
información a los proveedores.
o Respuestas
y retroalimentación que se deriven.
8- Materialización
de la compra hasta la entrega final decidida.
o Preparación
y firma de contrato(s) (si procede).
o Ejecución
de los procedimientos para la compra hasta su recepción.
o Recepción
de los materiales o productos por el cliente.
o Informe
sobre la recepción.
o Envío de
informe a proveedor sobre problemas detectados (si procede).
o Seguimiento
de inconformidades con el proveedor hasta su solución (si procede).
9- Seguimiento
y retroalimentación.
o Seguimiento
a los materiales y productos hasta su utilización final.
o Intercambio
y retroalimentación con proveedor y dirección de la empresa.
En el ejemplo anterior se puede apreciar la
secuencia general de actividades y operaciones que van a formar parte del sub
proceso definido para la gestión de compras y logística general. En los casos
de empresas que consideran las compra como una simple actividad, ahora podrán
darse cuenta la gran diferencia de concepto entre una actividad y un proceso,
que está teniendo lugar constantemente dentro de su empresa o pequeño negocio y
que a ello se dedican importantes recursos financieros, materiales, humanos y
de tiempo. Todas las actividades enunciadas, así como las operaciones deberán
llevar su documentación pertinente para evitar errores e improvisaciones
durante la realización de las mismas, la Solicitud
de Oferta, por ejemplo, debe estar contenida en una especificación,
previamente codificada dentro del sistema de gestión diseñado, donde aparecen
descritas y explicadas con detenimiento, las partes componentes del modelo o
documento. Una Solicitud de Oferta correcta deberá contener todas las
informaciones, descripciones, requisitos, unidades de medidas, cantidades,
fotos o diagramas, forma y condiciones de entrega que se propone por el cliente
(quien realiza la solicitud), forma y condiciones de pagos que se proponen,
otros detalles o informaciones específicas que se desee suministrar a los
proveedores para evitar errores y confusiones al momento de ofertar y
suministrar los materiales y productos, así como todo lo que se considere
oportuno e importante.
(Si desea acceder al artículo íntegro, por favor, contáctenos a través del formulario que se encuentra a la derecha, será un placer. Muchas gracias)
3MSc. Arq. Ing. Adalberto Arévalo Ramírez
