viernes, 27 de octubre de 2017

La Administración científica aplicada a la construcción

1.1 Introducción a la Administración.
El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de la administración se suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge con la industrialización de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.
Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para conseguir determinados objetivos.
La administración posee características como universalidad, especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que serán ampliadas en este contenido; Además poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
La administración de empresas posee cinco variables principales que constituyen su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y estructura.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.
En fin, la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.

Gerente
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.
·       Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes está sujeta a la otra.
·       Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.
Administradores
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:
·       Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados.
·       Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.
Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.
Los administradores se clasifican en:
·       Los administradores de primera línea por lo general lo llamamos supervisores.
·       Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de departamentos o de oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o gerente divisional.
Los administradores por lo común ostentan títulos de vicepresidente, presidente, canciller, director administrativo, director general etc.


1.4 La Industria de la Construcción.
La industria de la construcción cumple un importante rol en el desarrollo de un país, tanto cultural como económico ya que, a través de la construcción se satisface las necesidades de infraestructura de la mayoría de las actividades económicas y sociales de una nación. Pese a ello, la industria de la construcción es, probablemente, una de las industrias que presenta un menor grado de desarrollo, frente a otras, tales como la informática o las telecomunicaciones.
En el caso especial de la construcción civil, se define como el área que lleva a cabo la edificación de una infraestructura de uso pública o privada, urbana o rural.
La industria de la construcción se puede dividir en dos grandes grupos: diseño y ejecución. Dando lugar a un gran grupo de profesionales, tales como arquitectosingenieros civilesingenieros en construcción y constructores civiles. Derivando estos en muchos más, como es el caso de dibujantes técnicos, o técnicos de nivel superior o universitario en construcción. En un ejemplo simple, como el caso de la construcción de una casa, el arquitecto diseña la obra, el ingeniero civil calcula las medidas y efectuá la evaluación necesaria, y el constructor civil la edifica, siendo este último quien lleva la mayor parte del tiempo en terreno. En cualquier momento, si surge alguna dificultad, los profesionales ya nombrados se reúnen para planificar y buscar las soluciones más beneficiosas.

Características productivas de la industria de la construcción

Ø  Curva de aprendizaje limitada: La continua movilización del personal entre proyectos (y diferentes trabajos, en muchos casos) de construcción cuya duración es limitada, y la creación y la posterior disolución de organizaciones que ejecutan estos proyectos (Empresas constructoras iniciales), producen un aislamiento en la capacitación, siendo esta de forma muy escasa en el caso de los países poco o subdesarrollados.
Ø  Sensitividad al clima: A diferencia de otras industrias, la construcción se ve afectada por el clima y el entorno natural, un ejemplo de ello es la construcción en ambientes húmedos o costeros donde los hongos y la erosión respectivamente; deterioran el aspecto y la estructura de la obra.

La industria de la construcción participa de forma importante en la economía global mediante la creación de valores añadidos y de puestos de trabajo. Una pluralidad de sectores inmediatos hace que la construcción sea una fuerza motriz que asegura el bienestar en el contexto de la economía.

2. La Administración científica aplicada a la construcción.


2.1 Conceptos aplicables.

La aplicación de los criterios más avanzados de la Administración Científica a la industria de la construcción, como en otras ramas de la economía, asume, sin lugar a dudas, la conjugación de importantes términos y conceptos. Entre ellos: gestión, proyecto, procesos, subprocesos, actividades, operaciones, puesto de trabajo, sistemas, documentación, … entre muchos otros.

Dentro de las formas más conocidas de aplicar la ciencia de la administración al proceso de la construcción se encuentra lo que se le llama en inglés Project Management, que se ha dado en llamar en español Dirección Integrada de Proyectos (DIP), por ser un término que se ajusta bastante al mencionado término del inglés. Sin embargo, en la DIP no se llegan a integrar todos los conceptos de la Administración como ciencia y se debe precisamente, al modo de ver del autor, a que han sido teorías desarrolladas por profesionales de la construcción y ramas muy afines pero que no han logrado integrar precisamente a profesionales y científicos del campo de la Ingeniería Industrial, lo que ha hecho que no se abarque todo el alcance que pudiera tener y por tanto lograr resultados mucho más efectivos.

Comenzaremos considerando la construcción como un Proceso Constructivo, y esto es precisamente lo que nos permitirá comprender mejor la forma en que deseamos integrar la Ciencia de la Administración al Proceso Constructivo. Para ello veamos la siguiente imagen:


Figura 1:1 La Administración Científica y el Proceso Constructivo.


Como se puede apreciar en la imagen anterior, se trata de enfocar la correcta y máxima integración entre los principios y técnicas de la Administración Científica al Proceso Constructivo, de esa manera se estaría hablando de una Dirección Integrada del Proceso Constructivo. A partir de que se trata sin dudas de un proceso, se le debe dar el tratamiento como tal, con un enfoque de procesos y un carácter sistémico. La experiencia adquirida a escala global del proceso constructivo es algo fenomenal e incuestionable, sin embargo, es incuestionable el hecho de que al lograr incorporar todo, o la mayor parte del contenido de la Administración, la gestión del proceso constructivo se haría, mucho más efectiva y por tanto los resultados serían aún mejores.


2.2 Proyecto. Definición y tipos de Proyectos.

Referido al término Proyecto, debemos decir que existen diferentes definiciones generalmente aceptadas entre las que se encuentran:

1-    Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios.
2-    Memoria o escrito donde se detalla el modo y conjunto de medios necesarios para llevar a cabo esa idea; especialmente el que recoge el diseño de una obra de ingeniería o arquitectura.

Y en la enciclopedia libre de Wikipedia se define de la siguiente manera:

Un proyecto (del latín proiectus) es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar las metas específicas dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente, y un lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. ​ Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. La definición más tradicional «es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o cause un cambio retroactivo. Esto en definición con la forma más tradicional de trabajar, sobre la base de procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez».

Dentro de estos conceptos muy bien explicados y abarcadores vamos a referirnos en este caso a un Proyecto de Inversión que incluye dentro de sus procesos el Proceso Constructivo, precisamente lo que queremos construir está basado en un proyecto que deseamos materializar o llevar a efecto después de haber transitado por varios procesos y subprocesos que anteceden al Proceso Constructivo en ese proyecto de inversión. De una manera muy simple vamos a enunciar los diferentes Procesos por los que, en el sentido más general, debe transitar un Proyecto de Inversión.  

1.     Proceso de Concepción, búsqueda de información y estudios preliminares.
2.     Proceso de Diseño. Etapa I. Diseño Conceptual.
3.     Proceso de Macro y Microlocalización del Proyecto.
4.     Proceso de estudio de factibilidad. Fase I. Estudio de pre-factibilidad de la inversión.
5.     Proceso de Diseño. Etapa II. Diseño de ingeniería básica.
6.     Proceso de estudio de factibilidad. Fase II. Ajustes al estudio de pre-factibilidad de la inversión.
7.     Proceso de construcción o Proceso Constructivo. (En la mayoría de los casos incluye el Diseño de ingeniería de detalles).
8.     Proceso de Explotación del Proyecto.

Esos son en sentido general los 8 procesos básicos que componen un Proyecto de Inversión. Dentro de cada uno de esos procesos se encuentran gran cantidad de sub-procesos, actividades y operaciones que, en su conjunto deben ser estudiadas, previstas, documentadas e implementadas. Todo ello hace que estemos en presencia de complejos procesos que deben ser gestionados de una manera efectiva, con la mayor eficiencia y eficacia que ello amerita para poder obtener los mejores resultados. La propia complejidad hace meritorio que se apliquen de forma adecuada e integrada todos los principios y técnicas de la administración científica. 

3. Modelo propuesto para la gestión integrada de un proyecto de construcción.


3.1 Modelo propuesto.

                                          MODELO PARA LA GESTIÓN DE UN PROYECTO




 En el modelo anterior se han identificado los diferentes procesos que formarán parte de un proyecto de inversión, en sentido general siempre el proyecto deberá transitar por esos procesos, aunque, en dependencia del país o región donde se vaya a implementar, podrán añadirse, modificarse o suprimirse alguno o algunos de los descritos. Es muy importante comprender que este modelo responde a la lógica general que deberá llevar el proyecto, dentro de cada proceso debemos identificar claramente los sub procesos, actividades, operaciones, puestos de trabajo, sistemas, procedimientos, especificaciones, regulaciones, documentación general, y todo lo que se considere necesario para no dejar nada a la improvisación.
Al observar el diagrama de todo el proceso general de un proyecto de inversión se puede distinguir el proceso constructivo como una parte de éste, sin embargo, el proceso constructivo es precisamente el encargado de materializar o llevar a realidad el proyecto como tal, es por ello que resulta de gran importancia su gestión efectiva desde principio a fin, durante la construcción se puede lograr una alta eficiencia para el proyecto si se gestiona de forma adecuada de manera que responda a un meticuloso proceso de gestión integrada, o por el contrario, se pueden lamentar grandes pérdidas de todo tipo, que, en ocasiones ni siquiera se conocen y por tanto no se llegan a cuantificar y mucho menos a estudiar y analizar.
El proceso constructivo lleva implícito una gran cantidad de subprocesos de los cuales solamente mencionaremos los más importantes a modo de ilustrarlo:
-        Sub proceso de ejecución del proyecto (actividades constructivas como tal)
-        Sub proceso de gestión de compras y logística en general.
-        Sub proceso de gestión administrativa de la ejecución.
-        Sub proceso de gestión del capital humano para la construcción.
-        Sub proceso de gestión de permisos, licencias y otras normas a cumplir.
-        Sub proceso de entrega de la obra y puesta en marcha.
Esos 6 sub procesos son los que generalmente tienen lugar durante el proceso de construcción del proyecto, como se puede observar cada uno de ellos deberá tener muy bien definida toda su documentación y alcance para su correcta gestión y dirección. En la práctica lamentablemente no ocurre así, y la mayoría de esos sub procesos transcurren prácticamente de forma espontánea sobre la base de la experiencia de quienes los lideran, y es precisamente esa la causa principal de que no se logre una mayor efectividad, pues aparecen un gran número de improvisaciones debido a la propia dinámica que caracteriza a un proceso constructivo, las alternativas de solución no siempre son las más adecuadas y en su mayoría adolecen de un enfoque integrador y sostenible. A partir de un refrán muy útil que dice que …la peor de las tintas supera a la más brillante de las memorias… cabe aplicarlo a este caso y dejar por sentado que lo que no se ha escrito y especificado consecuentemente, será muy difícil que se vaya a llevar a la práctica por todos de la manera correcta y efectiva, cada actor del proceso pretenderá “aportar” lo que considere necesario, modificar la forma de hacer las cosas y el resultado final no llega a ser el esperado.


¿Es la documentación de un sistema de gestión un simple “papeleo” innecesario, o realmente resulta útil?

La anterior interrogante resulta muy polémica en la práctica, pues realmente existen muchos casos en los que, por desconocimiento de los sistemas de gestión, se diseñan y establecen una gran cantidad de documentos y papeles que al final nada aportan a la gestión como tal y más bien se convierten en un conjunto de “trabas” que sin dudas frenan el normal desenvolvimiento y feliz realización del proceso. En este tema referido a la documentación del sistema de gestión que pretendemos diseñar e implementar se aplica perfectamente la premisa de que …menos es más…, premisa que aunque surgió en el campo de la decoración y el diseño de interiorismo, es perfectamente aplicable a nuestro caso; redactar e implementar mucha documentación no significa que aporte claridad al sistema, por el contrario, la documentación deberá ser la mínima indispensable y redactada con un lenguaje claro, preciso y de fácil comprensión para todos los actores del proceso, si no cumple con esas condiciones, entonces no será de mucha utilidad, y más bien, traerá problemas y rechazo por parte de quienes deben utilizarlas y aplicarlas en el día a día.

¿Es el sistema de gestión una herramienta importante para la alta dirección en la construcción?
Si le hiciéramos esta pregunta a un grupo de ejecutivos de primer nivel de diferentes empresas, desafortunadamente nos sorprenderíamos con las respuestas de muchos de ellos, pero es que realmente responden basados en su propia experiencia, la cual, en muchos casos es totalmente negativa, los han abarrotado de papeles y carpetas con una buena intención, pero el resultado ha sido verdaderamente adverso. Hay que comprender que los altos ejecutivos de cualquier empresa tienen un gran respeto por dos recursos fundamentales: el dinero y el tiempo. Y ambos recursos guardan interrelaciones muy importantes, el gasto de tiempo se traduce en dinero perdido y otras veces se dejan de ingresar importantes sumas de dinero por falta de tiempo, esto lo saben muy bien los altos ejecutivos, por eso comprenden mejor las informaciones cuando se traducen en estos dos recursos fundamentales. Si el sistema que le hemos puesto en sus manos no permiten lograr mayor efectividad empresarial, que se traduzca claramente en ahorro o incremento de dinero y de tiempo, entonces el resultado para él no será nunca el esperado, en cambio, si el equipo que diseñó el sistema, al hacer la presentación a los ejecutivos de primer nivel, lo hacen de forma clara, precisa y explicando brevemente el efecto que traerá el sistema en lenguaje de tiempo y dinero, sin dudas ya estará garantizado el éxito del diseño. No es necesario entregar una gran cantidad de carpetas y explicar montones de diagramas de flujos, tablas y otras herramientas, si no se ha logrado trasmitir en pocas palabras el efecto que traerá la implementación del sistema de gestión para la empresa en materia de tiempo y dinero.

¿Son aplicables todos estos conceptos a las empresas constructoras?
Por supuesto que son perfectamente aplicables. Si todos estos conceptos los aplicamos al proceso constructivo, podemos ver con claridad que las empresas que su razón social o actividad principal es la construcción, deberán contar con estos sistemas para que su gestión sea realmente efectiva, la empresa constructora tiene tanta o más complejidad que cualquier otro tipo de empresa en cualquier país o región, desde una pequeña empresa contratista que se dedique a una actividad dentro del proceso constructivo, hasta las más grandes empresas constructoras, todas tienen en común un alto nivel de complejidad, por lo que la existencia de un sistema integrado de gestión las harían, sin dudas mucho más eficientes, efectivas y competitivas.

¿Cómo logra saber si la forma en que está gestionando hoy su empresa es la correcta?
El indicador más importante para cualquier empresa que realice una actividad lucrativa es la rentabilidad, y es posible que usted esté muy satisfecho por los resultados que está obteniendo en su empresa sobre la base de los números que le ilustran que tiene “buena” rentabilidad. Sin embargo, ese es precisamente el mayor peligro, que cuando los ejecutivos de empresas ven los números en positivo, se tornan auto conformes, pero eso no quiere decir que estén obteniendo los beneficios que deberían obtener, simplemente los números le dicen que el estado de cuentas es favorable y que los números están en positivo, e incluso con altos rangos de beneficios. Pero no le indican el grado de efectividad con que está operando su empresa, ni tampoco le permite tener un enfoque proactivo para llegar a prevenir los problemas que le pueden venir encima. Esto solamente es posible lograrlo mediante el diseño e implementación de un sistema integrado de gestión empresarial, que le sirva de “termómetro” en todo momento, que sea capaz de detectar con tiempo suficiente las oportunidades de mejoras para la empresa, el estudio constante de la competencia, la mezcla de mercado y todas las variables empresariales que al gestionarlas colocan a su empresa en un liderazgo incuestionable. Si usted se está dedicando a ver solamente los números de su contabilidad, entonces debe saber que en cualquier momento le puede venir encima una situación contraria e imprevista, usted simplemente está dirigiendo por su experiencia (que puede ser poca o mucha) pero debe tener muy en cuenta que cuando cambia un paradigma, todo el mundo vuelve a cero. Lo que muchos llaman crisis en la actualidad, es realmente un cambio de paradigma para el que muchos no están preparados.

¿Cómo sabe que el dinero que gasta en un sistema de gestión para su empresa se podrá recuperar?
Esta es sin dudas una gran preocupación para los empresarios, y en gran parte tienen razón, pues antes habíamos hecho mención a los sistemas con exceso de papeles y documentos que en poco o nada ayudan a la empresa a mejorar su efectividad y competitividad. La respuesta es que primeramente usted como empresario no debe verlo como un gasto, sino como una inversión, ya ese enfoque mismo le dice a usted cuál va a ser el fin del sistema que pretende implementar, al ser una inversión quiere decir que tendrá un costo pero que le traerá un ingreso superior a ese costo y por tanto le traerá los esperados beneficios para su empresa. Si esto no es así, entonces carecerá de todo sentido acometer un sistema, las empresas son creadas para ganar dinero, por lo que todo sistema que se implemente debe servir para ese fin, después de ganar dinero, entonces podrá revertirlo en la sociedad, y ese es el sentido económico de cualquier empresa con fines de lucro. Pero lo más importante es que debe saber en manos de quién está poniendo el diseño e implementación del sistema, si es un equipo que se le diseña el sistema desde sus oficinas, le ayuda a implementarlo y ya terminó, entonces lo más probable es que no tenga todos los beneficios esperados.

¿Cómo debe realizarse el diseño e implementación del sistema integrado de gestión empresarial para su empresa?
Siempre hacemos la recomendación a empresarios, ejecutivos de empresas y dueños de pequeños negocios que deseen emprender el diseño e implementación de un sistema integrado de gestión para su empresa o negocio que participe o decida una persona de su empresa para que participe en todo el proceso, aunque sea a tiempo parcial, y por otra parte que se aseguren de que el equipo al que encargan el sistema lo lleve a cabo con intervención, es decir, que participen de forma activa en la vida de la empresa o el negocio durante el tiempo de diseño e implementación, pues ese es el modo que asegura la mayor objetividad de los análisis de causa-efecto, las propuestas de soluciones, aplicación correcta de las herramientas y métodos, la documentación a elaborar y en definitiva todo lo concerniente al sistema que se está diseñando. En la mayoría de los casos esto no se realiza de esta forma, los equipos de expertos realizan el trabajo desde sus oficinas, gabinetes, etc, y solamente visitan la empresa en 2 ó 3 ocasiones para buscar o verificar algunas informaciones que necesiten. La práctica ha demostrado que ese método no aporta los criterios y datos necesarios para lograr una correcta efectividad en el trabajo. El intercambio con los actores principales ofrece un nivel de información valiosa, que generalmente permanece oculto en la Organización que se está estudiando. Por otra parte, la propia observación de los expertos constituye un método científico de incalculable valor. Convertir los datos de su empresa en informaciones valiosas para el ápice estratégico será uno de los objetivos primordiales entre las salidas del trabajo, y eso solamente se logra por medio de un intercambio sostenido entre la academia (expertos) y los actores principales (La empresa o negocio objeto de estudio).

4.1 Ejemplos prácticos de aplicación.

La incorporación de algunos ejemplos prácticos en este artículo será lo que marcará la diferencia, pues en muchos casos al lector le resulta poco práctico el artículo o libro que acaba de estudiar y es precisamente porque carece de esos elementos prácticos que son capaces de enlazar los criterios y conceptos teóricos con la realidad empresarial que se vive en el día a día. Los trabajos académicos, en su gran mayoría utilizan un lenguaje extremadamente técnico que no permite su comprensión por el público objetivo quien, en definitiva, será el usuario final del material.

EJEMPLO DE APLICACIÓN # 1:
Sistema: Sistema Integrado de Gestión Empresarial.
Proceso: Proceso Constructivo.
Sub proceso: Sub proceso de Gestión de Compras y logística general.
Actividades identificadas:
1-     Estudio y cálculo de los volúmenes y/o cantidades de productos o materiales a solicitar.
2-     Realización de Solicitud de Ofertas.
3-     Envío de las solicitudes a posibles proveedores.
4-     Intercambio y ajustes de la solicitud con los proveedores.
5-     Recepción y análisis de las ofertas.
6-     Estudio y toma de decisión para la compra.
7-     Información de la decisión a los proveedores.
8-     Materialización de la compra hasta la entrega final decidida.
9-     Seguimiento y retroalimentación.
Operaciones por actividades:
1-     Estudio y cálculo de los volúmenes y/o cantidades de productos o materiales a solicitar.
o   Estudio de los planos, informes y otros documentos.
o   Cálculo de los volúmenes y/o cantidades.
o   Organización y presentación de la información elaborada.
o   Entrega de la información detallada para la siguiente actividad.

2-     Realización de Solicitud de Ofertas.
o   Estudio del modelo o especificación para su realización.
o   Llenado correcto del modelo.
o   Intercambio con el resto del equipo para su mejora y/o aprobación.
o   Correcciones necesarias (si procede).
3-     Envío de las solicitudes a posibles proveedores.
o   Evaluación y Selección de posibles proveedores.
o   Envío a proveedores en formato digital o impreso (según sea el caso).
o   Confirmación de recibido por parte de los proveedores.
4-     Intercambio y ajustes de la solicitud con los proveedores.
o   Intercambio con los proveedores sobre la solicitud enviada.
o   Realización de ajustes necesarios a la Solicitud (si procede).
o   Reenvío de la Solicitud a los proveedores (si procede).
5-     Recepción y análisis de las ofertas.
o   Recepción de las ofertas de los proveedores.
o   Estudio y análisis particular de cada uno de los ítems de las ofertas.
o   Análisis comparativo de los ítems de las diferentes ofertas.
o   Realización y presentación del informe sobre el análisis.
6-     Estudio y toma de decisión para la compra.
o   Estudio y análisis del informe por el equipo designado.
o   Propuesta de decisión fundamentada.
o   Decisión de la compra.
7-     Información de la decisión a los proveedores.
o   Envío de información a los proveedores.
o   Respuestas y retroalimentación que se deriven.
8-     Materialización de la compra hasta la entrega final decidida.
o   Preparación y firma de contrato(s) (si procede).
o   Ejecución de los procedimientos para la compra hasta su recepción.
o   Recepción de los materiales o productos por el cliente.
o   Informe sobre la recepción.
o   Envío de informe a proveedor sobre problemas detectados (si procede).
o   Seguimiento de inconformidades con el proveedor hasta su solución (si procede).
9-     Seguimiento y retroalimentación.
o   Seguimiento a los materiales y productos hasta su utilización final.
o   Intercambio y retroalimentación con proveedor y dirección de la empresa.

En el ejemplo anterior se puede apreciar la secuencia general de actividades y operaciones que van a formar parte del sub proceso definido para la gestión de compras y logística general. En los casos de empresas que consideran las compra como una simple actividad, ahora podrán darse cuenta la gran diferencia de concepto entre una actividad y un proceso, que está teniendo lugar constantemente dentro de su empresa o pequeño negocio y que a ello se dedican importantes recursos financieros, materiales, humanos y de tiempo. Todas las actividades enunciadas, así como las operaciones deberán llevar su documentación pertinente para evitar errores e improvisaciones durante la realización de las mismas, la Solicitud de Oferta, por ejemplo, debe estar contenida en una especificación, previamente codificada dentro del sistema de gestión diseñado, donde aparecen descritas y explicadas con detenimiento, las partes componentes del modelo o documento. Una Solicitud de Oferta correcta deberá contener todas las informaciones, descripciones, requisitos, unidades de medidas, cantidades, fotos o diagramas, forma y condiciones de entrega que se propone por el cliente (quien realiza la solicitud), forma y condiciones de pagos que se proponen, otros detalles o informaciones específicas que se desee suministrar a los proveedores para evitar errores y confusiones al momento de ofertar y suministrar los materiales y productos, así como todo lo que se considere oportuno e importante.

(Si desea acceder al artículo íntegro, por favor, contáctenos a través del formulario que se encuentra a la derecha, será un placer. Muchas gracias)


3MSc. Arq. Ing. Adalberto Arévalo Ramírez